ASSISTANT UNITE FEDER CENTRE (F/H) - Lyon - CONSEIL RÉGIONAL AUVERGNE-RHONE-ALPES

Publiée le: 9/8/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre



Période de parution : du 08/09/2020 au 24/09/2020

Direction : Direction des Fonds européens
Cadre d'emploi : Adjoints Administratifs
Localisation : Lyon, Auvergne-Rhône-Alpes, FR

Descriptif :

La Direction des Fonds européens met en œuvre les programmes FEDER/FSE Rhône Alpes et Auvergne, le POI Rhône/Saône et Alcotra pour lesquels la Région Auvergne Rhône-Alpes est autorité de gestion.

Le service FEDER est en charge de l'instruction et du paiement des fonds FEDER. 



Le service FEDER est en charge de l'instruction et du paiement des fonds FEDER. Rattaché au responsable de l'Unité FEDER Centre vous aurez pour mission principale d'effectuer le secrétariat pour l'ensemble de l'Unité, d'assurer la bonne communication et de faire circuler l'information au sein de l'Unité en lien avec les autres assistantes du service FEDER ainsi que le binômage avec les autres secrétaires de la direction (à Lyon).

Résidence administrative : Lyon.

Les missions pourront être amenées à évoluer dans le cadre de la redéfinition des processus d'instruction et de gestion liée à la réorganisation et au cadre réglementaire 2021-2027 et des objectifs assignés à la direction.



Dans ce cadre vous serez amené(e) à :

Assurer la bonne communication au sein de l'Unité, faire circuler l'information, en lien avec les autres assistantes du service FEDER.

Réceptionner les fiches contact des porteurs de projets, initialiser les dossiers dans MYFEDER et transférer les fiches contact aux instructeurs concernés.

Récupérer les demandes de subvention sur e-SYNERGIE et rédiger les accusés de réception.

Préparer les comités de programmation, les consultations écrites (éléments fournis par les chargés de mission et la responsable de l'Unité) en lien avec les autres assistantes du service FEDER.

Établir des tableaux de bord (suivi des comités de programmation, suivi de la maquette budgétaire…).

Préparer l'arrêté Président et les courriers correspondants suite aux comités de programmation PO et POI.

Assurer l’accueil téléphonique.

Gérer le courrier :

  • Saisie dans ACROPOLIS et suivi des parapheurs,
  • Rédaction de courriers avec éléments fournis par les chargés de mission, les instructeurs ou la responsable de l'Unité.

Relance des maîtres d'ouvrage pour le retour des conventions.

Classement et archivage des documents et dossiers.

Rédaction de compte-rendus de réunions.

Organiser les déplacements et les réunions.

Participer à la coordination de la logistique : gestion des fournitures, maintenance photocopieurs...

Assurer le rôle de relais GESTOR en binôme avec le secrétariat de direction.

  

Vous travaillerez en équipe et en polyvalence avec d'autres secrétaires pour assurer les remplacements et pour contribuer à mettre en place et à utiliser des pratiques communes.

L'agent est tenu de respecter la réglementation en vigueur en matière de déontologie et de prévention des conflits d'intérêt, ainsi que les règles internes définies par la collectivité dans ces domaines.



Compétences :

SAVOIRS et SAVOIR FAIRE:

  • Maîtriser l'orthographe et la syntaxe
  • Connaître les compétences du service
  • Connaître l'institution et ses procédures
  • Maîtriser les techniques de secrétariat (lecture et écriture rapide, classement…)
  • Maîtriser les outils bureautiques, informatiques et de communication
  • Savoir gérer les urgences et les priorités
  • Maîtriser les règles internes de la rédaction de courrier et de l'organisation de réunions
  • Connaissance des instances, processus et circuits décisionnels
  • Maîtrise de l'outil informatique : logiciels de bureautique et spécialisés bureautique, myfeder

 

SAVOIR-ETRE :

  • Grand sens de l'organisation et de la communication
  • Autonomie
  • Adaptabilité
  • Organisation méthodique et rigoureuse
  • Dynamisme et réactivité
  • Esprit d'initiative et d'équipe
  • Disponibilité
  • Confidentialité

 

PARTICULARITES DU POSTE :

  • Mention Fonds Européen - Oui
  • Profil informatique - Sédentaire
  • Poste télétravaillable - Oui
  • Déplacements - Non
  • Dépassements horaires - Oui

Ce poste est cofinancé par l’Union Européenne dans le cadre du fonds européen de développement régional FEDER.

 

Emploi ouvert aux fonctionnaires et / ou aux agents contractuels au titre des articles 3-3.2 ou 3-2 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984.