Offre de stage gratifié création d'outil et formalisation de process pour la Direction des Lycées - Lyon - CONSEIL RÉGIONAL AUVERGNE-RHONE-ALPES

Publiée le: 2/7/2020

Résumé de l'offre

  • Type de contrat:
    Stagiaire
  • Lieu:
    Lyon
  • Publiée le:
    2/7/2020

Description de l'offre



Période de parution : du 07/02/2020 au 19/02/2020

Direction : Direction de l'éducation et des lycées
Cadre d'emploi :
Localisation : Lyon, Auvergne-Rhône-Alpes, FR

Descriptif :
La Région Auvergne-Rhône-Alpes propose une offre de stage gratifié, de 5/6mois, à des étudiants inscrits dans un cursus de niveau bac +4 / +5.

Le recrutement est proposé à partir du mois d'avril 2020 et devra être obligatoirement encadré par une convention de stage.
Poste basé à Lyon.


Au sein de la Direction des Lycées et sous la responsabilité d'un tuteur, vous serez chargé de la :

  • Contribution à la mise en œuvre d’un nouvel outil de suivi des conventions :
    • Réalisation d’un inventaire exhaustif des conventions gérées par la Direction (occupation des locaux, cités mixtes, EPS, restauration, hébergement, logements de fonction ….)
    • Identification des conventions à reprendre dans le nouvel outil : analyse des différentes conventions gérées par la Direction pour déterminer les éléments juridiques et financiers à saisir dans le nouvel outil
    • Procéder à un préarchivage des conventions échues et soldées pour les conventions gérées par le service Pilotage et Contrôle des Moyens et des Ressources
    • Reprise des conventions actuelles toujours en vigueur par la saisie des éléments de suivi juridique et financier dans le nouvel outil des conventions

 

  • Formalisation des process de suivi des conventions de la Direction :
    • Travail de formalisation des processus de gestion selon la typologie des conventions (échanges avec les différents acteurs, alerte sur les manques, identification des doublons …)
    • Schématisation des procédures de gestion selon les conventions avec un rendu livrable sur support informatique

 

  • Conception et diffusion d’outils ou modèles transversaux à la DEL pour optimiser le suivi des conventions et la diffusion de l’information
    • Travail de recensement des besoins pour optimiser le suivi des conventions
    • Elaboration de supports ou modèles transversaux à la DEL
    • Eventuellement, formalisation de modes d’emploi sur l’utilisation des outils et modèles

 

  • Autres missions transverses :
    • aider à la préparation documents de synthèse (préparation de tableaux excel ; recoupement d’informations) ;
    • aider à l’organisation de réunions (création de docs .ppt ; suivi des convocations ; mailings) ;
    • analyser des documents pour pouvoir les classer ensuite selon un plan de classement clair
    • suivre les process du service en matière de gestion de demandes (enregistrement des demandes, préparer les éléments de relance, suivre les flux de demandes)
    • rédaction de courriers (trames uniquement) ;
    • alimentation d’une base de données Sharepoint : saisie de données, suivi des alertes ;
    • rédaction de process simples (word, excel)




Compétences :
  • Maîtriser les outils bureautiques
  • Avoir des qualités rédactionnelles et relationnelles
  • Aimer le travail d'équipe
  • Etre discret
  • Etre rigoureux