SECRETAIRE AU SEIN DE LA VICE-PRESIDENCE (F/H) - LYON - CONSEIL RÉGIONAL AUVERGNE-RHONE-ALPES

Publiée le: 5/20/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre



Période de parution : du 20/05/2020 au 12/06/2020

Direction : Direction des Assemblées et relations aux élus
Cadre d'emploi : Adjoints Administratifs
Localisation : Lyon, Auvergne-Rhône-Alpes, FR

Descriptif :

Sous l’autorité de la responsable du service de la Vice-Présidence, vos missions seront d’assurer le fonctionnement du secrétariat d’un ou plusieurs Vice-présidents, ou Conseillers délégués.

Gestion du courrier, prises de RDV, préparation des mailings, réservations logistiques, envoi d’invitations, relances : votre rôle est d’assurer une gestion fluide de l’ensemble des activités du ou des élus dont vous assurerez le secrétariat. Pour assurer la continuité de service lors des absences, vous travaillez en binôme entre secrétaires, et vous serez amené à pouvoir remplacer d’autres collègues en fonction des nécessités de service.



Vous travaillerez en polyvalence et en lien étroit direct avec le ou les élus dont vous assurez la partie secrétariat, et serez amené notamment à :

  • gérer les agendas des Vice-présidents, organiser des réunions dans les aspects administratifs et logistiques, prendre des rendez-vous et organiser des déplacements
  • assurer l’accueil physique des rendez-vous le cas échéant
  • assurer l’accueil téléphonique : réception, renseignements, transmission, filtrage et gestion des messages, orientation des appels, diffusion et circulation de l’information auprès des chargés de missions, des personnes ou directions concernées.
  • gérer la partie logistique : chauffeurs, réservations d’hôtel, transport, repas…
  • établir les documents administratifs : ordres de mission, notes de frais…
  • ouvrir, trier, enregistrer, et effectuer le suivi du courrier dans le logiciel Acropolis
  • rédiger et mettre en forme des courriers et différents documents, en assurer l’enregistrement et l’envoi. Mettre à jour des tableaux de bords, des fichiers de contacts, faire des mailings.
  • réaliser des travaux de classement et d’archivage
  • contribuer à une bonne circulation de l’information avec les directions


SAVOIRS et SAVOIR FAIRE

  • maîtriser les outils informatiques (word, excel, power point, access, outlook, internet) et en capacité d’intégrer le fonctionnement de nouveaux logiciels (Acropolis,Elise, Note, GEDELIB…).
  • excellente expression écrite et orale
  • connaître les spécificités propres au fonctionnement d’un Cabinet et d’une équipe au service de l’Exécutif
  • appliquer et respecter les procédures en vigueur au sein de la Région et spécifiques à la vice-présidence

 

 CONNAISSANCES

  • bonnes connaissances : de la collectivité territoriale, des outils bureautiques et internet

 

SAVOIR-ETRE

          - rigueur, sens de l’organisation, gestion des priorités

          - polyvalence et réactivité

          - esprit d’initiative, autonomie et disponibilité

          - sens de la discrétion et du service public

          - capacité à évoluer dans un environnement très actif



Compétences :

Dépassements horaires : Oui  

 

emploi ouvert aux fonctionnaires et / ou aux agents contractuels au titre des articles 3-3.2 ou 3-2 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984