SECRETAIRE AU SEIN DE LA VICE-PRESIDENCE (F/H) - LYON - CONSEIL RÉGIONAL AUVERGNE-RHONE-ALPES

Publiée le: 10/12/2021

Résumé de l'offre

Description de l'offre



Période de parution : du 12/10/2021 au 11/11/2021

Direction : Direction des Assemblées et relations aux élus
Cadre d'emploi : Adjoints Administratifs
Localisation : Lyon, Auvergne-Rhône-Alpes, FR

Descriptif :

Sous l’autorité de la responsable du service de la Vice-Présidence, en lien direct avec les élus et les directions opérationnelles, vos missions seront d’assurer le fonctionnement du secrétariat d’un ou plusieurs Vice-président, ou Conseiller délégué/spécial. Vous travaillerez en équipe avec les secrétaires du service, la responsable de service et les élus.

Missions caractérisant le poste : Gestion du courrier, prises de rendez-vous, préparation des mailings, réservations logistiques, envoi d’invitations, organisation des déplacements, relances de rendez-vous et des demandes, suivi et aide à la préparation des instances régionales.

Votre rôle est d’assurer une gestion fluide de l’ensemble des activités du ou des élus dont vous assurerez la partie secrétariat. Pour assurer la continuité de service lors des absences, vous travaillez en binôme avec une/un autre secrétaire, et vous serez amené à pouvoir remplacer d’autres collègues en fonction des nécessités de service.



Vous travaillerez en polyvalence et en lien étroit direct avec le ou les élus, dont vous assurez la partie secrétariat, et serez amené notamment à :

  • gérer les agendas des élus, organiser des réunions dans les aspects administratifs et logistiques, prendre des rendez-vous et organiser des déplacements (prise de contact, transports)
  • assurer l’accueil physique des rendez-vous
  • assurer l’accueil téléphonique : réception, renseignements, transmission, filtrage et gestion des messages, orientation des appels, diffusion et circulation de l’information auprès des élus, des personnes ou directions concernées.
  • gérer la partie logistique : chauffeurs, réservations d’hôtel, transport, repas…
  • établir les documents administratifs : ordres de mission, notes de frais, comptes rendus de réunion
  • ouvrir, trier, enregistrer, et effectuer le suivi du courrier dans le logiciel ELISE
  • rédiger et mettre en forme des courriers et différents documents, en assurer l’enregistrement et l’envoi. Mettre à jour des tableaux de bords, des fichiers de contacts, faire des mailings.
  • réaliser des travaux de classement et d’archivage
  • contribuer à une bonne circulation de l’information avec les élus et les directions opérationnelles


SAVOIRS et SAVOIR FAIRE

  • maîtriser les outils informatiques (word, excel, power point, access, outlook, internet) et en capacité d’intégrer le fonctionnement de nouveaux logiciels (Acropolis,Elise, Note, GEDELIB…).
  • excellente expression écrite et orale
  • connaître les spécificités propres au fonctionnement d’un Cabinet et d’une équipe au service de l’Exécutif
  • appliquer et respecter les procédures en vigueur au sein de la Région et spécifiques à la vice-présidence

 

 CONNAISSANCES

  • bonnes connaissances : de la collectivité territoriale, des outils bureautiques et internet

 

SAVOIR-ETRE

  • apprécier de travailler en collaboration étroite avec les élus
  • rigueur, sens de l’organisation, gestion des priorités
  • polyvalence et réactivité
  • esprit d’initiative, autonomie et disponibilité
  • sens de la discrétion et du service public
  •  capacité à évoluer dans un environnement très actif


Compétences :

Dépassements horaires : Oui  

emploi ouvert aux fonctionnaires et / ou aux agents contractuels au titre des articles 3-3.2 ou 3-2 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984