SECRETAIRE DE DIRECTION (F/H) à la direction du patrimoine et des moyens généraux - Lyon, Auvergne-Rhône-Alpes, FR - CONSEIL RÉGIONAL AUVERGNE-RHONE-ALPES

Publiée le: 1/12/2022

Résumé de l'offre

Description de l'offre



Période de parution : du 12/01/2022 au 14/02/2022

Direction : Direction Patrimoine et moyens généraux
Cadre d'emploi : Adjoints Administratifs
Localisation : Lyon, Auvergne-Rhône-Alpes, FR

Descriptif :
 

La direction du patrimoine et des moyens généraux définit et met en œuvre la stratégie de service à disposition des agents et élus de la collectivité. Pour répondre aux objectifs, la direction est organisée autour de quatre services.

Directement rattaché(e) à la directrice, le (la) secrétaire de direction a pour mission principale d’assurer les travaux d’assistance administrative de la direction et de coordonner l’action des services.

 

Poste basé à Lyon.



Dans ce cadre, vos fonctions sont les suivantes :

- Assurer l’accueil téléphonique : renseigner les interlocuteurs avec un premier niveau de réponse et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent, recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques, adapter son discours en fonction de l’interlocuteur

- Organiser, gérer l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de la directrice

- Organiser les déplacements de la directrice

- Organiser les réunions dans les aspects administratifs et logistiques : réservation de salle, réservation de créneaux dans les agendas électroniques des participants, accompagnement pour les personnes venant de l’extérieur (accès stationnement …), préparation des dossiers de réunions en regroupant les pièces utiles, en lien avec les secrétaires concerné(e)s

- Rédiger, mettre en forme, dactylographier des courriers, documents et notes

- Contribuer à la gestion de bases de données partagés (fichiers de contacts, tableaux de bord de suivi de

parapheurs, …)

- Contribuer à la préparation et au suivi de dossiers particuliers

- Contribuer à la bonne circulation de l’information

- Prendre en compte tout soutien administratif de la directrice.

- Filtrer les demandes et orienter leur acheminement.

- Suivre la gestion des parapheurs, en provenance des services présents à Lyon, Clermont et dans les antennes, les relire avant visa ou signature de la directrice, contribuer à l’amélioration du processus

- Assurer un suivi quotidien des courriers entrants, qu’ils soient soumis à l’attention de la directrice ou pour traitement, via l’outil de gestion du courrier de la collectivité, contribuer à la fiabilité des informations saisies et suivre le circuit de gestion qui en découle ; contribuer à l’amélioration permanente du processus

- Préparer des dossiers ante et post réunion. Anticiper les besoins de préparation sur les dossiers.

- Organiser le classement et l’archivage des dossiers.

- Suivre les procédures internes, utiliser les modèles de note et de courrier.

- Réaliser des CR de réunions de direction.

- Assurer l’interface entre les membres de la direction.

 

ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES :                       

- Assurer le rôle de relais Gestor.    

- Être le référent plan de classement.            

- Gestion administrative des tickets restaurant et des fournitures de bureau.

 

Les missions du poste sont susceptibles d’être ajustées en fonction des objectifs assignés à la direction et de l’évolution de l’organigramme.





Compétences :

SAVOIRS et SAVOIR FAIRE

- Formation bac +2 assistanat de manager

- Expérience dans le domaine du secrétariat, de préférence en secrétariat de direction

- Maîtrise des outils bureautiques

- Expression orale et écrite de qualité, capacité à adapter son discours en fonction de l’interlocuteur, et en ce sens contribuer à la bonne image de la direction

- Maîtrise des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire

- Connaissance des techniques de secrétariat : prise de note, dactylographie, rédaction de compte-rendu …

- Connaissance du fonctionnement de la collectivité

- Sens des priorités

- Capacités d’organisation et d’adaptation

- Capacité à travailler de façon autonome

- Capacité à rendre compte

- Respect stricte des obligations de discrétion et de confidentialité

 

SAVOIR-ETRE

- Qualités relationnelles

- Réactivité

- Sens de l’organisation

- Rigueur

- Discrétion

- Force de proposition

- Disponibilité

 

PARTICULARITÉS DU POSTE

- Mention Fonds Européen        Non

- Profil informatique                 Sédentaire

- Poste télétravaillable              Oui

- Déplacements                        Non

- Dépassements horaires           Non