SECRETAIRE DE DIRECTION (F/H) - Lyon - CONSEIL RÉGIONAL AUVERGNE-RHONE-ALPES

Publiée le: 11/3/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre



Période de parution : du 19/10/2020 au 17/11/2020

Direction : Direction des Fonds européens
Cadre d'emploi : Adjoints Administratifs
Localisation : Lyon, Auvergne-Rhône-Alpes, FR

Descriptif :


Rattaché(e) à la directrice des fonds européens, vous aurez pour mission d’assurer le secrétariat de direction.



Dans ce cadre, vous serez amené(e) à :

  • Tenir et suivre les agendas de la directrice
  • Tenir les agendas de la direction : planning des congés, agendas hebdomadaires
  • Coordonner la logistique de la direction : gestion des fournitures, maintenance photocopieurs, imprimantes, fax,…
  •  Organiser les déplacements et préparer les réunions
  • Etre responsable de l’accueil téléphonique et physique de la direction
  • Gérer la logistique de la direction
  • Préparer, mettre en forme des courriers
  • Coordonner et suivre le circuit du courrier et des parapheurs au niveau de la direction (tri et distribution entre les services)
  • Suivre les délais et le calendrier des rapports et des délibérations
  • Rédiger des comptes rendus de réunions
  • Assurer la logistique des comités de suivi (réservation de salles, invitation, dossier de séance, compte-rendu…)
  • Assurer la logistique des événements de communication organisées par la Direction (salles, invitation, accueil participants…)
  • Animer le réseau des assistants de direction.


Vous travaillerez en équipe et en polyvalence avec d’autres secrétaires pour assurer les remplacements et pour contribuer à mettre en place et à utiliser des pratiques communes.

Vous travaillez étroitement avec les secrétaires du DGA et du Vice-Président.

L'agent est tenu de respecter la réglementation en vigueur en matière de déontologie et de prévention des conflits d'intérêt, ainsi que les règles internes définies par la collectivité dans ces domaines.

Les missions du poste sont susceptibles d’être ajustées en fonction des objectifs assignés à la direction et de l’évolution de l’organigramme.



Compétences :

SAVOIRS et SAVOIR FAIRE :

•       Maîtriser l’orthographe et la syntaxe

•       Connaître les compétences de la direction

•       Connaître l’institution et ses procédures

•       Maîtriser les techniques de secrétariat (lecture et écriture rapide, classement,…)

•       Maîtriser les outils bureautiques, informatiques et de communication

•       Savoir gérer les urgences et les priorités

•       Maîtriser les règles internes de la rédaction de courrier et de l’organisation de réunions.

Un accompagnement à la prise de poste est prévu en interne et le cas échéant via des formations.

SAVOIR-ETRE :

  • Rigueur et qualités d’organisation
  • Adaptabilité
  • Sens du travail en équipe

PARTICULARITES DU POSTE : 

  • Mention Fonds Européen      Oui n  
  • Profil informatique                 Sédentaire n  

Ce poste est cofinancé par l’Union Européenne dans le cadre du fonds européen de développement régional FEDER.