SECRETAIRE (F/H) - Direction des Ressources Humaines (69) - Lyon, Auvergne-Rhône-Alpes, FR - CONSEIL RÉGIONAL AUVERGNE-RHONE-ALPES

Publiée le: 6/5/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre



Période de parution : du 05/05/2020 au 11/06/2020

Direction : Direction des Ressources humaines
Cadre d'emploi : Adjoints Administratifs, Rédacteurs
Localisation : Lyon, Auvergne-Rhône-Alpes, FR

Descriptif :

La direction des ressources humaines s’organise autour de 5 services et d’un directeur adjoint basé à Clermont-Ferrand. Le service de gestion des personnels et de l’insertion est composé de 70 agents et s’organise autour de 6 unités réparties sur 3 sites.

Directement rattachée au responsable du service, l’assistant(e) a pour mission principale d’assurer les travaux d’assistance administrative pour le service dans un collectif de trois secrétaires.

Résidence administrative du poste : Lyon



Dans ce cadre, vos missions seront les suivantes :

  • Enregistrer le courrier et en assurer la distribution,
  • Assurer le standard téléphonique et l’accueil physique du service
  • Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques des réunions et des déplacements des responsables d’unité et du responsable de service, notamment pour les entretiens disciplinaires,
  • Vérifier la mise en forme des courriers, documents et notes,
  • Assurer un suivi quotidien des courriers entrants (Acropolis, tableau de suivi),
  • Saisie de l’aide à la protection sociale complémentaire,
  • Contribuer au classement et à l’archivage de documents,
  • Relais Gestor, correspondant informatique
  • Gérer les fournitures sur le site de Lyon,
  • Contribuer au suivi des procédures internes et à l’utilisation des modèles de courriers à jour.
  • Apporter une aide ponctuelle sur une autre thématique gérée au sein du service, en cas de surcharge de travail
  • Contribuer à l’esprit d’équipe

L’exercice de ces missions implique d’entretenir des relations quotidiennes avec une pluralité d’interlocuteurs : agents, encadrants, proviseurs, ensemble des services.

Les missions du poste sont susceptibles d’être ajustées en fonction des objectifs assignés à la direction et de l’évolution de l’organigramme.

 





Compétences :

SAVOIRS et SAVOIR FAIRE :

  • Avoir une expérience dans le domaine du secrétariat
  • Avoir une bonne maîtrise des outils bureautiques (word, excel, outlook voire powerpoint)
  • Avoir une capacité à adapter son discours en fonction de l’interlocuteur, et en ce sens contribuer à une bonne image de la direction
  • Avoir des capacités d’organisation et d’adaptation
  • Savoir travailler en équipe
  • Avoir une bonne maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe

SAVOIR-ETRE :

Doté de qualités relationnelles, vous avez le sens de la discrétion. Rigoureux, réactif, vous savez vous montrer disponible.

 

Particularités du poste :

Rémunération statutaire + régime indemnitaire.

Possibilité d'adhésion à l'association du personnel (actions socio-culturelles).

Tickets-restaurant avec participation employeur.

Ce poste est basé à Lyon.

Ce poste ouvert aux cadres d’emploi de rédacteur et adjoint administratif.

Emploi ouvert aux fonctionnaires et / ou aux agents contractuels au titre des articles 3-3.2 ou 3-2 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984.