SECRETAIRE SERVICE AMENAGEMENT DU TERRITOIRE (F/H) CDD 2MOIS - CONSEIL REGIONAL AUVERGNE RHONE ALPES - LYON - CONSEIL RÉGIONAL AUVERGNE-RHONE-ALPES

Publiée le: 10/12/2021

Résumé de l'offre

Description de l'offre



Période de parution : du 12/10/2021 au 23/10/2021

Direction : Direction Aménagement du territoire et Montagne
Cadre d'emploi :
Localisation : Lyon, Auvergne-Rhône-Alpes, FR

Descriptif :

Sous l’autorité du Responsable du Service aménagement du territoire, vous aurez pour missions principales :

  • D’assurer le secrétariat et l’assistance administrative pour le service.


Services généraux

  • Assurer l’accueil téléphonique, renseigner le cas échéant, orienter les appels et transmettre les messages, gérer les agendas, faire l’interface avec les partenaires extérieurs et avec les autres services de la direction et de la Région.
  • Organiser et préparer des réunions institutionnelles, des réunions de travail avec les partenaires extérieurs et les élus : réservation de salles, préparation des commandes de restauration, préparation des courriers d’invitation et des dossiers, rédaction de comptes rendus (réunions SRADDET, réunions de service, etc.), mise en forme des comptes rendus ou des actes et diffusion… 
  • Assurer la logistique interne et les travaux de suivi : organisation des déplacements (réservation du moyen de transport, de l’hébergement, préparation des ordres de missions…), suivi des frais de déplacement, suivi des demandes de formation, réalisation du planning hebdomadaire du service, des plannings des congés et ARTT.
  • Etre le relais Gestor du personnel (gestion ARTT, congés, missions).
  • Gérer la logistique du service (fournitures…).
  • Effectuer la réception et la transmission du courrier, la duplication, la frappe et le suivi de divers documents (notes, courriers, rapports et comptes-rendus de réunions…), des travaux de classement et d’archivage physique et informatique.
  • Assurer le suivi des courriers entrants et sortants et le classement des courriers internes, mise à jour des chronos informatiques et papier.
  • Coordonner et suivre le circuit des parapheurs sur l’ensemble du circuit.
  • Créer et mettre à jour les listings et mailings, notamment en lien avec le réseau des autres secrétariats.

A noter que ces missions peuvent être amenées à évoluer en fonction des besoins du service.



SAVOIR ET SAVOIR-FAIRE

  • Avoir une formation de niveau baccalauréat ou BTS assistanat de manager les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, extranet, internet…).
  • Maîtriser l’orthographe et la syntaxe.
  • Connaître les compétences du service et de la direction en général.
  • Connaître l’institution et ses procédures.
  • Expérience de secrétariat souhaitée
  • Capacité à rédiger et traiter des courrier et notes

SAVOIR ETRE

  • Posséder des qualités de rigueur, de méthode, d’organisation, d’adaptabilité et un bon relationnel.
  • Disposer d’un sens de la discrétion, du contact, de l’accueil, du travail en équipe.
  • Faire preuve d’autonomie et d’esprit d’initiative.
  • Savoir garantir la confidentialité des informations traitées.
  • Faire preuve d’initiative.


Compétences :

Poste ouvert aux contractuels

A pourvoir au plus tôt pour une période de deux mois pouvant être prolongée suivant le besoin de la collectivité.