ASSISTANT ARCHIVES (F/H) - CLERMONT FERRAND - CONSEIL RÉGIONAL AUVERGNE-RHONE-ALPES

Publiée le: 2/12/2021

Résumé de l'offre

Description de l'offre



Période de parution : du 12/02/2021 au 14/03/2021

Direction : Direction Patrimoine et moyens généraux
Type de contrat : Fonctionnaire ou lauréat de concours
Cadre d'emploi : Assistants De Conservation
Localisation : Auvergne - Siège - Clermont-Ferrand

Descriptif :

Sous l’autorité directe de la responsable du service documentaire-archives, l’assistant archives contribue à l’élaboration et la mise en œuvre de la politique de collecte, de conservation, de traitement, de communication et de mise en valeur des archives de la Région Auvergne-Rhône-Alpes sur le site de Clermont-Ferrand.

COLLECTE DES ARCHIVES

  • Conseils, sensibilisation et formation des agents de la Région.
  • Elaboration de bordereaux et de procédures de versement en collaboration avec la responsable, les assistants archives de Lyon et les agents des directions.
  • Préparation des collectes : échanges avec les agents, organisation logistique et suivi des tableaux de collecte sur le site de Lyon.
  • Validation des bordereaux de versement.
  • Cotation physique des boîtes dans les directions.
  • Récolement mis à jour régulièrement

TRAITEMENT DES ARCHIVES : CLASSEMENT, TRI ET ELIMINATIONS

  • Tris et classements de dossiers, sélections en fonction de critères règlementaires et locaux.
  • Rédaction et modification d’instruments de recherches.
  • Réalisation de bordereaux d’élimination.
  • Préparation, suivi et participation aux opérations physiques d’éliminations.

 

CONSERVATION

  • Reconditionnements et suivi de la conservation.
  • Mise à jour des mouvements dans le récolement.

 

RECHERCHES ET COMMUNICATIONS

  • Recherches de toute nature : simples et complexes en interne, scientifiques ou historiques avec assistance aux chercheurs.
  • Accueil en salle de lecture.
  • Sortie, manutention et portage de dossiers.
  • Traçabilité des dossiers communiqués ou « désarchivés » (tenue de la main courante électronique et rappels aux agents).

 

VALORISATION

  • Proposer des actions de valorisation et participer à leur mise en œuvre.
  • Proposer des sélections et réunir des documents en argumentant ses choix sur des thématiques identifiées.
  • Animer des visites individuelles ou de groupes.

 

ELABORATION, SUIVI ET MISE EN ŒUVRE D’OUTILS ET PROCEDURES

  • Participer à l’élaboration du projet de service, à la rédaction et la mise en œuvre de procédures internes et externes ainsi qu’à leur modification.
  • Participer à la bonne tenue et la révision du plan de classement du service et plus largement à l’assistance aux directions sur ce sujet.
  • Participer à la création, au suivi et à la conservation des outils numériques de gestion des archives papier y compris celles de l’unité (registre des entrées, tableaux d’organisation de collecte, main courante de recherche, modèles et procédures…).

 

SUIVI DE L’ACTIVITE DU SITE DE CLERMONT FERRAND

  • Saisie et suivi dans différents outils.
  • Transmission de données à différents acteurs sous le contrôle de la responsable du service.

Compétences :

  • SAVOIRS et SAVOIR FAIRE                            

       SAVOIRS

Connaissance du cadre législatif et réglementaire (code du Patrimoine).

Connaissance des principes de sélection archivistiques.

Règles de gestion des archives contemporaines (courantes, intermédiaires et définitives).

Culture générale.

Connaissance de l’histoire des institutions françaises.

Connaissance des missions, activités et fonctionnement de la Région.

     SAVOIRS FAIRE

Maîtrise des outils de recherche.

Maîtrise des outils informatiques.

Réaliser des analyses archivistiques.

Elaborer et critiquer les bordereaux de versement.

Evaluer les délais de conservation et de communication.

Savoir sensibiliser et former les agents des directions.

Savoir organiser matériellement la collecte, les éléments d’un fonds, effectuer des tris et classements.

Savoir rédiger des instruments de recherche.

Savoir analyser les demandes de recherches, aiguiller les chercheurs dans les fonds et fournir les documents dans les délais demandés ou raisonnables.

  • SAVOIR-ETRE

Avoir le sens du service public.

Savoir travailler aussi bien en équipe qu’en autonomie.

Savoir rendre compte.

Avoir de la discrétion professionnelle.

Respecter la confidentialité.

Faire preuve de rigueur.

Avoir le sens de la méthode, des capacités d’analyse et de synthèse.

Avoir le sens des relations humaines et de la pédagogie.

Avoir du bon sens et être pragmatique.

Particularités du poste :

Ports de charges lourdes.

Manutention quotidienne.

Port des EPI obligatoire.

Déplacements réguliers sur certains sites.

Déplacements ponctuels sur Lyon.

Remplacement très occasionnel sur d’autres postes du service ou de la direction.

Permis B obligatoire.

Emploi ouvert aux fonctionnaires et / ou aux agents contractuels au titre des articles 3-3.2 ou 3-2 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984.