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ASSISTANT AU SEIN DE LA CELLULE DGS (F/H) - Lyon - CONSEIL RÉGIONAL AUVERGNE-RHONE-ALPES

Publiée le: 2/5/2019

Résumé de l'offre

  • Type de contrat:
    Fonctionnaire ou lauréat de concours
  • Lieu:
    Lyon
  • Type d'offre:
  • Publiée le:
    2/5/2019

Description de l'offre



Période de parution : du 05/02/2019 au 25/02/2019

Direction :
Cadre d'emploi : Adjoints Administratifs
Localisation : Rhône - Siège - Lyon Confluence

Descriptif :
Membre de la cellule DGS, l’assistant(e) intervient en appui sur les missions confiées aux chargées de mission et au directeur de projet auprès du DGS. Il/elle contribue également au bon fonctionnement de l’équipe d’assistantes auprès du DGS et des DGA, et des autres chargés de mission.


Sous l’autorité du directeur général des services, l’assistant(e) a pour mission :
- Réaliser des travaux de secrétariat et d’assistance administrative pour le compte de la cellule DGS,
- Assurer l’accueil et l’information téléphonique, l’orientation d’appels, la prise de messages et renseignements,
- Assurer, en tant que de besoin, la gestion de l’agenda, des courriels et des contacts des membres de l’équipe,
- Organiser des rendez-vous, réunions et déplacements, au niveau logistique et administratif,
- Contribuer à la gestion des parapheurs,
- Mettre en forme les courriers, notes, rapports, mailing, dossiers et PowerPoint, documents divers,
- Solliciter les DGA et directions pour collectes des fiches ou slides nécessaires aux différentes réunions et constituer les dossiers,
- Mettre à jour, suivre des tableaux de bord, actualiser divers documents de suivi d’activité ou de projets,
- Réaliser des tâches de classement, de photocopie, d’archivage,
- Assurer le traitement et la diffusion d’informations au sein de l’équipe,
- Assurer le suivi de dossiers spécifiques,
- Contribuer au suivi des procédures internes, rédiger des fiches de procédures, permettant de faciliter les remplacements (congés, absences non prévisibles…)

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES :
De façon ponctuelle, et afin d’assurer le bon fonctionnement de la Direction Générale, l’assistant(e) pourra intervenir en appui auprès de l’assistante du Directeur Général des Services, et aura pour mission de :
- Assurer l’accueil téléphonique : 1er niveau de réponse, prise de messages, filtrage et orientation des appels (garant de l’image de la DG), appel pour le compte du DGS,
- Gérer l’agenda du DGS (prise de rendez-vous, gestion selon les priorités, en lien avec les chargées de mission…),
- Gérer les déplacements du DGS,
- Organiser des réunions dans les aspects administratifs et logistiques,
- Contribuer à la préparation et à la constitution de dossiers, pour rendez-vous et réunions,
- Assurer un suivi quotidien des courriers entrants,
- Préparer les dossiers de réunions en regroupant les pièces utiles dans l’archivage, en lien avec les assistantes de DGA concernées par des rendez-vous ou réunions communs,
- Contribuer à l’organisation de la suppléance en cas d’absence d’un des assistantes de DGA,
- Mettre en forme, dactylographier des courriers, documents et notes,
- Réaliser des travaux de classement et duplication de documents, et d’archivage.

Les missions du poste sont susceptibles d’être ajustées en fonction des objectifs et des urgences.





Compétences :

- SAVOIRS et SAVOIR FAIRE
- Capacité à adapter son discours en fonction de l’interlocuteur, et en ce sens contribuer à la bonne image de la Direction générale,
- Bonne compréhension des spécificités d’un fonctionnement proche de l’exécutif,
- Sens des priorités,
- Qualité de méthode, d’organisation et de rigueur,
- Connaissance de l’institution Région et de ses procédures,
- Maîtrise des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire,
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Acropolis, Gestor…),
- Capacités d’organisation (bonne gestion des priorités) et d’adaptation,
- Polyvalence,
- Force de propositions.

SAVOIR-ETRE :
- Discrétion professionnelle et respect strict du devoir de réserve,
- Capacité à travailler de façon autonome, tout en sachant travailler en lien avec les autres assistantes de la Direction générale,
- Sens du travail en équipe,
- Qualités rédactionnelles,
- Capacité d’adaptation,
- Réactivité, disponibilité

PARTICULARITÉS DU POSTE


- Dépassements horaires