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ASSISTANT E-ARCHIVISTE (H/F) - Lyon, Rhône-Alpes, FR - CONSEIL RÉGIONAL AUVERGNE-RHONE-ALPES

Publiée le: 4/9/2018

Résumé de l'offre

Description de l'offre




Période de parution : du 09/04/2018 au 30/04/2018



Direction : Direction Patrimoine et moyens généraux
Cadre d'emploi : Assistants De Conservation
Localisation : Rhône - Siège - Lyon Confluence


Descriptif :
Au sein du service documentaire-archives de la direction du patrimoine et des moyens généraux, et sous l’autorité directe de la responsable du service, l’e-archiviste aide à la définition et met en œuvre la stratégie et les procédures permettant aux agents de la Région de disposer à tout instant du document ou de la donnée dont ils ont besoin dans le cadre de leurs activités et dans le respect de la législation en vigueur. Le gestionnaire archivage électronique contribue à la mise en place d’une politique d’archivage électronique, à la préparation au choix et au déploiement d’un système d’archivage électronique.


Résidence administrative du poste : Lyon




Dans ce cadre, vos fonctions seront les suivantes :


• Collecte des archives :

• Conseiller, sensibiliser et former les agents de la Région

• Elaborer des bordereaux et des procédures de versement en collaboration avec la responsable, les assistants archives et les agents des directions

• Préparer les collectes : échanges avec les agents, organisation logistique et suivi des tableaux de collecte sur le site de Lyon

• Valider les bordereaux de versement

• Procéder à la cotation physique des boîtes dans les directions

• Procéder au récolement de 2ème niveau des magasins de conservation d’archives du site de Lyon, en binôme avec les agents d’archives (saisie du 1er niveau par ces derniers)


• Traitement des archives : classement, tri et éliminations

• Procéder aux tris et classements des dossiers, aux sélections en fonction de critères règlementaires et locaux

• Rédiger et modifier les instruments de recherches

• Réaliser de bordereaux d’élimination

• Préparer, suivre et participer aux opérations physiques d’éliminations


• Conservation :

• Reconditionner et suivre la conservation

• Mettre à jour les mouvements dans le récolement


• Recherche, valorisation et communication :

• Effectuer des recherches de toute nature : simples et complexes en interne, scientifiques ou historiques avec assistance aux chercheurs

• Proposer des actions de valorisation et participer à leur mise en œuvre

• Proposer des sélections et réunir des documents en argumentant ses choix sur des thématiques identifiées

• Animer des visites individuelles ou de groupes

• Assurer l’accueil en salle de lecture

• Procéder à la sortie, la manutention et le portage de dossiers

• Réaliser la traçabilité des dossiers communiqués ou « désarchivés » (tenue de la main courante électronique et rappels aux agents)


• Elaboration, suivi et mise en œuvre d’outils et de procédures :

• Participer à l’élaboration du projet de service, à la rédaction et la mise en œuvre de procédures internes et externes ainsi qu’à leurs modifications

• Participer à la bonne tenue et la révision du plan de classement du service et plus largement à l’assistance aux directions sur ce sujet

• Participer à la création, au suivi et à la conservation des outils numériques de gestion des archives papier y compris celles de l’unité (registre des entrées, tableaux d’organisation de collecte, main courante de recherche, modèles et procédures…)




• Archivage électronique :

• Coordonner, animer ou participer à des groupes de travail sur la GED et l’archivage électronique

• Décrire les besoins fonctionnels et assurer le suivi des développements et paramétrages d’outils y compris en amont d’un SAE (connecteurs)

• Coordonner et mettre en œuvre les opérations de collecte et d’éliminations des données archivées

• Participer à l’évaluation des actions et outils mis en œuvre

• Proposer la rédaction de guides de bonnes pratiques

• Mener ponctuellement des actions de formations interne sur l’archivage électronique

• Participer à la définition des règles de gestion et d’archivage des données électroniques en lien avec les politiques de dématérialisation et de gestion des archives papier


• Participer au projet de service, collaborer à la mise en œuvre des procédures internes et externes, et à leurs améliorations

• Etre un appui aux autres services de la DPMG en cas de besoin, y compris sur Clermont-Ferrand




Compétences :


SAVOIRS


• Formation supérieure et expérience professionnelle dans le domaine des archives souhaitées

• Connaissance du cadre législatif et réglementaire (code du Patrimoine)

• Connaissance des principes de sélection archivistiques

• Règles de gestion des archives contemporaines (courantes, intermédiaires et définitives)

• Culture générale

• Connaissance de l’histoire des institutions françaises

• Connaissance des missions, activités et fonctionnement de la Région



SAVOIRS FAIRE


• Maîtrise des outils de recherche

• Maîtrise des outils informatiques

• Réaliser des analyses archivistiques

• Identifier et gérer le cycle de vie des documents

• Elaborer et critiquer les bordereaux de versement

• Evaluer les délais de conservation et de communication

• Savoir sensibiliser et former les agents des directions

• Savoir organiser matériellement la collecte, les éléments d’un fonds, effectuer des tris et classements

• Savoir rédiger des instruments de recherche

• Savoir analyser les demandes de recherches, aiguiller les chercheurs dans les fonds et fournir les documents dans les délais demandés ou raisonnables


SAVOIR-ETRE :


• Avoir le sens du service public

• Savoir travailler aussi bien en équipe qu’en autonomie

• Savoir rendre compte

• Avoir de la discrétion professionnelle

• Respecter la confidentialité

• Faire preuve de rigueur

• Avoir le sens de la méthode, des capacités d’analyse et de synthèse

• Avoir le sens des relations humaines et de la pédagogie

• Avoir du bon sens et être pragmatique


PARTICULARITES DU POSTE

• Permis B obligatoire

• Manutention de charges lourdes

• Manutention quotidienne

• Déplacements réguliers (sur Pierre Bénite, dans les ERA et dans les structures extérieures)