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Assistant(e) de direction - CDD 7 mois (F/H) - LYON - CONSEIL RÉGIONAL AUVERGNE-RHONE-ALPES

Publiée le: 1/31/2018

Résumé de l'offre

Description de l'offre




Période de parution : du 31/01/2018 au 21/02/2018



Direction : Direction Achats
Cadre d'emploi : Rédacteurs
Localisation : Rhône - Siège - Lyon Confluence


Descriptif :
Dans un contexte de fusion et de renouvellement de ses orientations stratégiques, la Région met en œuvre une politique volontariste en matière d’achat. La direction des achats est organisée autour de 5 services, dont 4 services achats opérationnels et 1 service Pilotage, Méthodes et Outils (PMO).

Au sein de la direction des Achats, vous assurez les fonctions d'assistant(e) de direction.





Vos activités seront les suivantes:


1- Missions d’Assistant (e) de la Directrice:

 Gestion de l’agenda de la directrice : prise de rendez-vous, réservations de salles, gestion des priorités et des conflits d’agenda.

 Appui à l’organisation de séminaires, réunions ou évènements impliquant des invités extérieurs ; accueil téléphonique et physique ; prises de notes et rédaction de comptes rendus

 Tri et dispatching du courrier papier de la directrice (et de la direction ?) papier ou via Acropolis, suivi des parapheurs, classement, archivage, élaboration de procédures d’organisation …

 Gestion et commandes de fournitures, gestion des problèmes des copieurs, gestion des rapports dans Gedelib

 Gestion RH : organisations matérielles, documentaires et informatiques à l'arrivée des agents, établissement des plannings des congés, mise à jour des organigrammes et autres documents utiles pour la direction

 Relai RH GESTOR

 Outil de réservation Havas Connect : référent (e) et gestionnaire de profil pour la direction (mise à jour des profils voyageur des agents de la direction, éventuelles souscriptions d’abonnement…)


2- Missions de « relai agence de voyages »

 Relai auprès du réseau des assistantes sur l’outil Havas Connect, collecte et remontée des anomalies à l’agence.

 Suivi et Diffusion d’indicateurs et de statistiques sur les déplacements auprès des autres directions


3- Missions Transverses

 Participation aux réunions de coordination entre assistantes, contribution active à l'amélioration des processus communs.

 Etre en appui aux responsables de services ou chef de projet directement rattachés à la directrice

 Suppléer en cas d’absence aux missions de la secrétaire organisant les CAO, jurys et comités artistiques


4- Participer aux réflexions du service





Savoir-faire:

• Organiser un travail collaboratif

• Gérer les priorités


Savoir:

• Connaissance des outils de la collectivité : Accropolis, Gedelib, GESTOR…

• Très bonne maîtrise de la suite Office (word, excel, power point)

• Connaissance de l’Outil havas Connect

• Techniques rédactionnelles professionnelles



Qualités et savoir-être:

• Polyvalence, Curiosité, Dynamisme, réactivité, adaptabilité, sens des priorités.

• Autonomie alliée au Sens du travail en équipe

• Excellent relationnel

• Rigueur et qualité d’organisation

• Esprit d'initiative et force de proposition

• Savoir faire preuve de discrétion






Compétences :