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Assitant gestion des chauffeurs et invitations à la Vice-Présidence - CDD 6 mois (F/H) - LYON - CONSEIL RÉGIONAL AUVERGNE-RHONE-ALPES

Publiée le: 4/16/2018

Résumé de l'offre

  • Type de contrat:
    Non fonctionnaire
  • Lieu:
    LYON
  • Publiée le:
    4/16/2018

Description de l'offre




Période de parution : du 16/04/2018 au 04/05/2018



Direction : Direction des Assemblées et relations aux élus
Cadre d'emploi : Rédacteurs
Localisation :


Descriptif :
Sous l’autorité du/de la responsable du service de la Vice-Présidence, votre mission principale se divise en deux parties : vous avez la charge de réaliser les plannings des chauffeurs pour la vice-présidence, et d’assurer l’envoi des invitations pour les déplacements des vice-présidents.

Ainsi, vous accompagnez le responsable du pôle chauffeurs dans ses missions et le remplacez lors de ses absences (astreintes soir & week-end le cas échéant) : centraliser les demandes de chauffeurs, constituer les plannings, répartir les missions entre les chauffeurs (13 personnes), diffuser les plannings aux assistantes des vice-présidents.

D’autre part, vous assurez l’envoi des invitations pour les déplacements des vice-présidents : sur la base d’un tableau à collecter auprès des chargés de missions et assistantes des vice-présidentes, et en s’appuyant sur les listings préparés par Département et territoire géographique, il s’agit d’effectuer l’envoi des invitations institutionnelles pour informer les élus et autorités d’un territoire de la venue d’un membre de l’exécutif.

Vous pourriez être amené à effectuer d’autres tâches ou à pouvoir remplacer d’autres collègues en fonction des nécessités de service.




Vous travaillerez de manière polyvalente et en lien étroit avec l’ensemble de l’équipe de la vice-présidence (chargés de mission, secrétaires), ainsi qu’avec le Cabinet du Président, et serez amené notamment à :

• réaliser les plannings des chauffeurs, ventiler les plannings aux bons interlocuteurs, de manière quotidienne et lors des absences du responsable des chauffeurs, assurer l’intérim (gestion directe des plannings des chauffeurs, traitement des demandes des élus…)

• assurer la collecte des informations : réception, renseignements, transmission, filtrage et gestion des messages, orientation des appels, diffusion et circulation de l’information auprès des chargés de missions, des personnes ou directions concernées

• rédiger des invitations protocolaires

• assurer une coordination d’ensemble et la fluidité de la circulation des informations clés

• établir les documents administratifs : ordres de mission, notes de frais…

• mettre à jour des tableaux de bords, des fichiers de contacts, faire des mailings

• veiller à la mise à jour régulière des contacts, en lien avec la cellule protocole

• réaliser des travaux de classement et d’archivage




AVOIRS et SAVOIR FAIRE

• maîtriser les outils informatiques (word, excel, power point, access, outlook, internet) et en capacité d’intégrer le fonctionnement de nouveaux logiciels si nécessaire.

• excellente expression écrite et orale, bon relationnel, sens du protocole

- connaître les spécificités propres au fonctionnement d’un Cabinet et d’une équipe au service de l’Exécutif

- appliquer et respecter les procédures en vigueur au sein de la Région et spécifiques à la vice-présidence


CONNAISSANCES

• bonnes connaissances : de la collectivité territoriale, des outils bureautiques et internet ; notions solides en matière de protocole (distinction des personnalités…) et bonnes connaissances des institutions françaises

• a minima 1ère expérience de gestion antérieure d’un ou de plusieurs chauffeurs dans une grande organisation


SAVOIR-ETRE

- rigueur, sens de l’organisation, gestion des priorités

- polyvalence, réactivité, adaptation aux besoins

- esprit d’initiative, autonomie et disponibilité

– envie de solutionner des problèmes et de trouver les solutions adéquates dans des délais contraints

- sens de la discrétion et du service public

- résistance au stress et capacité à évoluer dans un environnement très actif






Compétences :
Mention fonds européens : non

Profil informatique : mobile au sein de la Région

Poste télétravaillable : non

Déplacement : non

Dépassements horaires : oui