CDD - SECRETAIRE- Service Europe (F/H) - CONSEIL REGIONAL AUVERGNE RHONE ALPES - CONSEIL RÉGIONAL AUVERGNE-RHONE-ALPES

Publiée le: 7/8/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre



Période de parution : du 08/07/2020 au 09/08/2020

Direction : Direction des Relations internationales
Cadre d'emploi :
Localisation : Lyon, Auvergne-Rhône-Alpes, FR

Descriptif :
La Direction des Relations internationales (DRI) met en œuvre la politique de la Région Auvergne-Rhône-Alpes en matière de développement à l’international. A ce titre, et conformément aux axes prioritaires du volet international du SRDEII et du SRESRI, la direction soutient aussi bien l’accompagnement des acteurs de la région à l’export que le renforcement de la compétitivité, de l’attractivité et du rayonnement du territoire régional sur la scène internationale.

Vous aurez en charge d’assurer le secrétariat du service Europe, Coopérations européennes et Mobilité.



Dans le cadre de ce poste, vos fonctions seront les suivantes :

  • Relation aux usagers :
 - Assurer l’accueil téléphonique : renseigner les interlocuteurs avec un premier niveau de réponse et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent, recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques ;
 - Proposer et prendre des rendez-vous en fonction des besoins ;

 - Identifier des points d’améliorations possibles et proposer des idées afin d’améliorer les procédures existantes et faciliter la communication au sein du service ;

     • Vie du service :

-Organiser les réunions du service : réservation de salle, gestion de la visioconférence,  réservation de créneaux dans les agendas électroniques des participants, accompagnement des personnes venant de l’extérieur (accès bâtiment EOLIS et stationnement), préparation des dossiers de réunions ;

    • Management de l’information :

 - Contribuer à la bonne circulation de l’information au sein du service ;

  - Contribuer à la gestion de bases de données partagées (fichiers de contacts, tableaux de bord, suivi de parapheurs, …) ;

 - Piloter le plan de classement  du service ;

  • Processus administratifs :

 - Assurer un suivi quotidien des courriers entrants via l’outil de gestion du courrier de la collectivité (Acropolis) et contribuer à la fiabilité des informations saisies ;

 - Mettre en forme les courriers, documents et notes et suivre le circuit de validation qui en découle ;

  - Organiser le classement et l’archivage des dossiers.

ACTIVITES SPECIFIQUES :

- Assurer le rôle de relais Gestor

- Participer à la gestion des commandes de fournitures

- Correspondant informatique

- Gestion des courriels internautes

- Relais des demandes « DPMG »

- Référent réservation Havas niveau national

Les missions du poste sont susceptibles d’être ajustées en fonction des objectifs assignés à la direction.



SAVOIRS et SAVOIR FAIRE

Formation secrétariat Bac / Bac +2
• Expérience dans le domaine du secrétariat
Maitrise de la langue anglaise pour l’accueil téléphonique (comprendre la demande et donner un premier niveau de réponse aux interlocuteurs )
 
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques
• Expression orale et écrite de qualité, capacité à adapter son discours en fonction de l’interlocuteur, et en ce sens contribuer à la bonne image de la direction
• Maîtrise des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
• Connaissance des techniques de secrétariat : prise de note, rédaction de compte-rendu …
• Connaissance du fonctionnement de la collectivité
• Sens des priorités
• Capacités d’organisation et d’adaptation
• Capacité à travailler de façon autonome
• Capacité à rendre compte
• Respect strict des obligations de discrétion et de confidentialité

SAVOIR-ETRE :

• Qualités relationnelles
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Rigueur
• Discrétion
• Force de proposition
• Disponibilité



Compétences :

Poste à pourvoir pour un CDD d'une durée de 2 mois. Disponibilité à compter du 1er septembre 2020.