RESPONSABLE D'UNITE RELATIONS EXTERIEURES, EVENEMENTS/RELATIONS PUBLIQUES/PROTOCOLE au Cabinet du Président (F/H) - LYON - CONSEIL RÉGIONAL AUVERGNE-RHONE-ALPES

Publiée le: 7/7/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre



Période de parution : du 07/07/2020 au 14/08/2020

Direction :
Cadre d'emploi : Attachés
Localisation : Lyon, Auvergne-Rhône-Alpes, FR

Descriptif :
  • Vous avez une expérience dans un emploi de responsable des relations publiques ou du protocole et vous avez les capacités pour manager une équipe de 8 personnes, vous serez rattaché(e) à la chefferie de cabinet au sein du cabinet du Président.
  • Vos missions en votre qualité de Responsable de l'unité Relations extérieures composée des pôles, protocole, déplacements et événements internes et externes du Président, relations publiques, seront :
  •  De participer au processus d'élaboration et de mise en forme des événements externes en lien avec le Président
  • De manager l'unité Relations extérieures en impulsant, régulant et organisant l’activité des équipes
  • De mettre en œuvre des dispositifs opérationnels pour promouvoir les orientations politiques définies


  • Responsable du pôle protocole de la Région 
  •  Encadrer et animer l’équipe de la cellule du protocole 
  • Veiller à la gestion des priorités et au bon fonctionnement de l’unité en contrôlant la bonne exécution des missions
  • Participer aux réunions et faire le suivi des demandes pour chaque événement
  • Animer le réseau protocolaire et mettre à jour la base de contacts du protocole et logiciel ODONET en lien avec toutes les directions de la région
  • Organiser, piloter et coordonner le volet protocolaire des manifestations de la région
  • Assurer les relations avec les différentes autorités et les partenaires institutionnels de la collectivité
  • Conception, contrôle, envoi, suivi et relances des invitations pour les événements Président
  • Rédaction des messages d’informations pratiques pour les invités pour chaque événement
  • Gestion de la logistique réception-traiteur sur les événements internes et externes
  • Appui aux services en matière de protocole pour l’organisation des événements
  • Préparer et participer à la mise en place de l’accueil lors des événements
  • Responsable du pôle déplacements et événements du Président 
  •  Management transversal en étroite relation avec les directions
  • Coordonner et superviser des manifestations sur le territoire régional et national (aspects logistiques et opérationnels) et événements aux sièges de la Région (Lyon et Clermont-Ferrand)
  • Assurer le suivi avec les autres institutions (chambres consulaires, mairies, conseils départementaux, conseil régionaux, communautés de communes, …) pour superviser les déplacements du Président
  • Réaliser des recherches d'informations en relation avec les services de la Région et les partenaires extérieurs (financements partenariats...)
  • Conception, contrôle, envoi et suivi des invitations
  • Rédaction des messages d’informations pratiques pour chaque événement
  • Gestion de la logistique réception-traiteur sur les événements
  • Appui aux services en matière de protocole de l’organisation des événements
  • Participer aux réunions et faire le suivi des demandes pour chaque événement

 

  • Responsable du pôle relations publiques du Président
  •  Gérer avec l’équipe relations publiques les événements en lien avec les partenaires de la région :
    • Planifier le calendrier des matchs et festivals en lien avec les élus
    • Créer pour chaque événement une invitation et un fichier d’invités
    • Editer la billetterie
    • Transmission des billets aux invités du Président
    • Accueil sur place lors des évènements Président
    • Mettre en place des outils de travail pour permettre d’optimiser l’action du pôle relations publiques, être force de proposition avec son équipe

 

  • Responsable du pôle assistantes de l’Unité relations extérieures
  •  Coordonner les actions prioritaires auprès des assistantes de l’unité
  • Rédiger des fiches récapitulatives (déroulé de l’événement, personnalités présentes, le timing, ordre des discours en respectant le protocole…) et traiter leur diffusion en interne et en externe
  • Réaliser des notes d'opportunités et.de synthèse pour la chefferie de cabinet sur des opérations susceptibles de s'intégrer à l'agenda du Président et conception des tableaux de bord
  • Exécuter et suivre des procédures et décisions administratives

 Le contenu des missions est susceptible d'évoluer en fonction des évolutions de l'organisation du service.





Compétences :

SAVOIR et SAVOIR FAIRE

 

  • Connaître les usages protocolaires
  • Capacités de rédaction
  • Capacités de travailler en transversalité
  • Avoir des qualités de méthode et d’organisation
  • Encadrer et coordonner le travail d’équipe
  • Capacités d’analyse et de synthèse
  • Avoir des capacités d’interface et des facilités de dialogue avec l’ensemble des partenaires
  • Connaissances des institutions territoriales
  • Capacités de dialogue et de pédagogie
  • Respecter et faire respecter les délais
  • Gérer les urgences, prioriser les missions
  • Sens du travail en équipe

SAVOIR ETRE

  • Qualité de rigueur et d'organisation
  • Confidentialité et discrétion
  • Autonomie, esprit d'initiative
  • Esprit d’équipe
  • Capacités d’anticipation
  • Polyvalence et réactivité
  • Capacités d’adaptation
  • Gestion des conflits
  • capacités à réagir en situation d'urgence, à travailler sous contrainte de temps
  • Disponibilité

Emploi ouvert aux fonctionnaires et / ou aux agents contractuels au titre des articles 3-3.2 ou 3-2 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984.