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Secrétaire au sein de la Vice-Présidence (F/H) - LYON - CONSEIL RÉGIONAL AUVERGNE-RHONE-ALPES

Publiée le: 4/16/2018

Résumé de l'offre

  • Type de contrat:
    Fonctionnaire ou lauréat de concours
  • Lieu:
    LYON
  • Publiée le:
    4/16/2018

Description de l'offre




Période de parution : du 16/04/2018 au 06/05/2018



Direction : Direction des Assemblées et relations aux élus
Cadre d'emploi : Adjoints Administratifs
Localisation :


Descriptif :
Sous l’autorité de la responsable du service de la Vice-Présidence, en lien direct avec le/la chargé.e de mission de l’élu, vos missions seront d’assurer le fonctionnement du secrétariat d’un ou plusieurs Vice-président, ou Conseiller délégué/spécial (pour ce poste, auprès de la Vice-présidente à la Culture et Patrimoine et de la Conseillère déléguée au Patrimoine). Vous travaillerez en équipe avec le chargé de mission de l’élu, qui définit la feuille de route hebdomadaire et assure la répartition du travail. Gestion du courrier, prises de rdv, préparation des mailings, réservations logistiques, envoi d’invitations, relances : votre rôle est d’assurer une gestion fluide de l’ensemble des activités du ou des élus dont vous assurerez la partie secrétariat. Pour assurer la continuité de service lors des absences, vous travaillez en binôme avec une/un autre secrétaire, et vous serez amené.e à pouvoir remplacer d’autres collègues en fonction des nécessités de service.



Vous travaillerez en polyvalence et en lien étroit direct avec le/les chargé.e.s de mission des élus, dont vous assurez la partie secrétariat, et serez amené.e notamment à :

• gérer les agendas des Vice-présidents, organiser des réunions dans les aspects administratifs et logistiques, prendre des rendez-vous et organiser des déplacements

• assurer l’accueil physique des rendez-vous le cas échéant

• assurer l’accueil téléphonique : réception, renseignements, transmission, filtrage et gestion des messages, orientation des appels, diffusion et circulation de l’information auprès des chargés de missions, des personnes ou directions concernées.

• gérer la partie logistique : chauffeurs, réservations d’hôtel, transport, repas…

• établir les documents administratifs : ordres de mission, notes de frais…

• ouvrir, trier, enregistrer, et effectuer le suivi du courrier dans le logiciel Acropolis

• rédiger et mettre en forme des courriers et différents documents, en assurer l’enregistrement et l’envoi. Mettre à jour des tableaux de bords, des fichiers de contacts, faire des mailings.

• réaliser des travaux de classement et d’archivage

• contribuer à une bonne circulation de l’information avec les chargés de missions et les directions





SAVOIRS et SAVOIR FAIRE

- maîtriser les outils informatiques (word, excel, power point, access, outlook, internet) et en capacité d’intégrer le fonctionnement de nouveaux logiciels (Acropolis, GEDELIB…).

- excellente expression écrite et orale

- connaître les spécificités propres au fonctionnement d’un Cabinet et d’une équipe au service de l’Exécutif

- appliquer et respecter les procédures en vigueur au sein de la Région et spécifiques à la vice-présidence


CONNAISSANCES

• bonnes connaissances : de la collectivité territoriale, des outils bureautiques et internet


SAVOIR-ETRE

- rigueur, sens de l’organisation, gestion des priorités

- polyvalence et réactivité

- esprit d’initiative, autonomie et disponibilité

- sens de la discrétion et du service public

- résistance au stress et capacité à évoluer dans un environnement très actif






Compétences :
Mention fonds européens : non

Profil informatique : sédentaire

Poste télétravaillable : non

Déplacement : non

Dépassement horaire : oui