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SECRETAIRE DE LA CELLULE PROTOCOLE (H/F) - Lyon, Rhône-alpes, FR - CONSEIL RÉGIONAL AUVERGNE-RHONE-ALPES

Publiée le: 2/6/2019

Résumé de l'offre

Description de l'offre



Période de parution : du 06/02/2019 au 20/02/2019

Direction : Direction Patrimoine et moyens généraux
Cadre d'emploi : Adjoints Administratifs
Localisation : Rhône - Siège - Lyon Confluence

Descriptif :


Au sein de la direction du patrimoine et des moyens généraux, sous l’autorité directe de la directrice du patrimoine et des moyens généraux, et en lien fonctionnel avec le Cabinet du Président, assurer la réalisation, la préparation et l’actualisation des bases de données contacts nécessaires aux évènements officiels, et gérer le suivi des invitations.

Résidence administrative du poste : Lyon


Dans ce cadre, vos fonctions seront les suivantes :

- Préparer et assurer l’exactitude des données contacts
- Actualiser les fichiers de contacts
- S’assurer de la bonne gestion et du suivi des invitations protocolaires
- Gérer et suivre les invitations protocolaires (biographie, trombinoscope …)
- Assurer le bon fonctionnement des manifestations en amont
- Travailler en collaboration avec le cabinet et l’unité évènements
- Apporter un soutien protocolaire, et gérer et accueillir les invités
- Répondre aux autres services de la DPMG en cas de besoin
- Etre en mesure d’assurer les missions du chargé de protocole en cas d’absence de celui-ci

ACTIVITES SPECIFIQUES:
- Etre un appui aux autres services de la DPMG en cas de besoin, y compris sur Clermont-Ferrand


Compétences :
SAVOIRS et SAVOIR FAIRE

- Organiser un évènement
- Prendre en compte un contexte ou une complexité diplomatique
- Posséder des connaissances solides en informatique
- Connaître les consignes de sécurité
- Etre organisé et savoir faire preuve d’une bonne communication
- Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales
- Posséder des connaissances des règles protocolaires
- Posséder le permis B

SAVOIR-ETRE

- Etre autonome et en capacité de travailler en équipe
- Etre rigoureux
- Etre disponible et réactif
- Etre diplomate, savoir faire preuve de maîtrise de soi et avoir le sens des relations humaines
- Respecter strictement les obligations de discrétion et de confidentialité
- Bonne présentation

PARTICULARITES DU POSTE:
- Horaires variables et possibilité de travail le week-end et les jours fériés