SECRETAIRE DE L'UNITE AUTORITE DE GESTION - SERVICE ALCOTRA (F/H) - lyon - CONSEIL RÉGIONAL AUVERGNE-RHONE-ALPES

Publiée le: 7/20/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre



Période de parution : du 20/07/2020 au 18/08/2020

Direction : Direction des Fonds européens
Type de contrat : Fonctionnaire ou lauréat de concours
Cadre d'emploi : Adjoints Administratifs
Localisation : Rhône - Siège - Lyon Confluence

Descriptif :

La Région Auvergne-Rhône-Alpes est actuellement Autorité de gestion du Programme de coopération transfrontière INTERREG V A France-Italie ALCOTRA 2014-2020 et a également été retenue pour être Autorité de gestion de la nouvelle programmation 2021-2027.

Le Programme ALCOTRA favorise la complémentarité et le dynamisme des territoires transfrontaliers en vue d’un développement durable et solidaire.

Le service ALCOTRA est un service de la Direction des Fonds Européens composé de 15 personnes réparties sur Lyon (6 personnes) et Turin (9 personnes).

Rattaché-e au service ALCOTRA, vous aurez pour mission d’assurer le secrétariat du service ALCOTRA basé à Lyon et d’apporter un appui à l’équipe.

Vous serez amené(e) à travailler avec l’équipe du Secrétariat Conjoint située à Turin.

Résidence administrative du poste : Lyon

Dans ce cadre, sous la responsabilité directe du responsable du service ALCOTRA, vous serez amené(e) à assurer :

  • La gestion et organisation des instances du Programme: suivi des membres, listes de diffusion sous outlook, agenda, organisation des réunions, comptes-rendus, interprétariat, logistique, intervenants extérieurs ; construction et gestion de la base de données des partenaires du programme, organisation des visio conférences et des réunions à distance avec le partenariat français et italien.

 

  • La gestion administrative et la vie du service: accueil des nouveaux arrivants, suivre les déplacements et l’agenda de la responsable du service, coordination RH des agents du service, régies d’avances, missions de correspondant informatique, classement, archivage, accompagnement des stagiaires et de l’apprenti, participation au réseau des assistants de la Direction des Fonds européens, organisation et comptes-rendus des réunions de service à distance.

 

  • La gestion des courriers et les documents administratifs : gérer le courrier arrivée et départ, le circuit des parapheurs; garantir la conformité et la bonne forme administrative de tous les documents produits par le service ALCOTRA (courriers ; notifications, arrêtés de subvention ; conventions d’attribution des aides), préparer et, mettre en forme les documents type tels que invitations, comptes-rendus, notes, power point de présentation assurer l’accueil physique et téléphonique du service.

 

La secrétaire du service travaille en lien étroit et en complémentarité avec la secrétaire de l’unité - Secrétariat conjoint basé à Turin.

L'agent est tenu de respecter la réglementation en vigueur en matière de déontologie et de prévention des conflits d'intérêt, ainsi que les règles internes définies par la collectivité dans ces domaines.

Les missions du poste sont susceptibles d’être ajustées en fonction des objectifs assignés à la direction et de l’évolution de l’organigramme.

Compétences :

SAVOIRS et SAVOIR FAIRE

  • Maîtriser l’orthographe et la syntaxe, les règles administratives de la rédaction de courriers,
  • Connaître l’institution régionale et ses procédures,
  • Maîtriser les techniques de secrétariat (lecture et écriture rapide, classement…),
  • Maîtriser les outils bureautiques et informatiques (Excel, Word et publipostage..),
  • Être à l’aise avec les nouveaux outils de communication à distance (visioconférence et réunions à distance, webinaire..)
  • Savoir gérer les urgences et les priorités,
  • CAP/BEP, BAC ou BTS en secrétariat.

La connaissance de l’italien parlé et écrit ainsi que du fonctionnement des administrations italiennes serait un atout.

 

SAVOIR-ETRE

  • rigueur et qualités d’organisation,
  • adaptabilité,
  • sens du travail en équipe dans un environnement de travail multiculturel et à distance.

 

PARTICULARITÉS DU POSTE :

  • Mention Fonds Européen - Oui
  • Profil informatique -  Mobile au sein de la Région
  • Poste télétravaillable - Oui
  • Déplacements - Non
  • Dépassements horaires - Non

 

Équipe multiculturelle (française et italienne) et un service avec deux lieux de résidence administrative (Lyon et Turin). Échanges et organisation du travail à distance.

 

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou aux agents contractuels au titre des articles 3-3.2 ou 3-2 et de l'article 38 de la loi n°84-53 du 26 janvier 1984."