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Secrétaire de service (F/H) - CLERMONT FD - CONSEIL RÉGIONAL AUVERGNE-RHONE-ALPES

Publiée le: 4/5/2018

Résumé de l'offre

Description de l'offre



Période de parution : du 05/04/2018 au 21/04/2018


Direction : Direction Formation et Apprentissage
Type de contrat : Fonctionnaire ou lauréat de concours
Cadre d'emploi : Adjoints Administratifs
Localisation : Auvergne - Siège - Clermont-Ferrand

Descriptif :
La Direction de la Formation et de l’Apprentissage (DFA) est une nouvelle direction issue de l’union des 2 Régions et du projet de rendre la formation professionnelle (apprentissage, formation continue et formations sanitaires et sociales) plus performante au service de l’emploi.

La DFA est organisée autour de 4 services dans le but d’offrir à l’ensemble des publics (jeunes en formation initiale, demandeurs d’emploi, personnes en réorientation, personnes handicapées…) des perspectives professionnelles via des formations répondant aux besoins en compétence des entreprises et des employeurs en général. Elle met donc tout en œuvre avec ses nombreux partenaires pour orienter les différents publics vers les formations nécessaires au dynamisme économique des territoires tout en assurant aux usagers la meilleure insertion professionnelle.


Le service orientation et accompagnement des usagers développe des actions d’orientation vers la formation et l’emploi correspondant aux perspectives de recrutement des entreprises à court et moyen terme, facilite l’accès à la formation jusqu’à l’accès à l’emploi des différents publics en formations initiales ou continues. Il verse également les prestations financières réglementaires et nécessaires au public et aux employeurs, et suit les statistiques individuelles des apprenants.


Placé sous la responsable du service, le secrétaire assure les missions suivantes :


Secrétariat du service :

• gestion des agendas et des déplacements ;

• planification, organisation et CR de diverses réunions de service/unité ;

• frappe de courriers, compte-rendusCR, notes…

• assurer une bonne circulation de l’information en veillant au lien avec les autres services de la DFA et autres directions.


Secrétariat des 2 unités du service :


• organisation pour les agents des 2 unités de rdv/réunion ;

• enregistrement et suivi des courriers entrants et sortants et des délais de traitement ;

• traitement des accusés de réception des courriers ;

• réception des appels téléphoniques, premier niveau de réponse et/ou orientation vers le bon interlocuteur ;

• réception des mails, primo-réponse et/ou orientation vers le bon interlocuteur et suivi du délai de réponse ;

• suivi des rapports : complétude des tableaux de suivi, saisie Notes ou équivalent, saisie Gdelib ;

• suivi temps de travail/congés ;

• mise à disposition des agents des fiches de paie, tickets restaurants, fiches évaluation, …


en fonction du plan de charges du service, appui ponctuel de l’activité des deux unités.


SAVOIRS-FAIRE :

• expérience dans le domaine du secrétariat

• bonne maitrise de l’orthographe et de la syntaxe

• maîtrise indispensable des outils bureautiques et logiciels internes spécifiques ;

• sens de l’organisation et des priorités ;

• capacité à anticiper et réactivité ;

• capacité à travailler de façon autonome


SAVOIRS-ETRE :

• grande rigueur ;

• bon relationnel ;

• discrétion


Ce poste est ouvert aux contractuels

Date limite de candidature : 21 avril 2018


Compétences :