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SECRETAIRE DU SERVICE FEADER (F/H) - Clermont-Ferrand - CONSEIL RÉGIONAL AUVERGNE-RHONE-ALPES

Publiée le: 11/2/2018

Résumé de l'offre

  • Type de contrat:
    Fonctionnaire ou lauréat de concours
  • Publiée le:
    11/2/2018

Description de l'offre



Période de parution : du 02/11/2018 au 22/11/2018

Direction : Direction de l'Agriculture, forêt et agroalimentaire
Cadre d'emploi : Adjoints Administratifs
Localisation : Auvergne - Siège - Clermont-Ferrand

Descriptif :
La Direction de l’agriculture met en œuvre la politique régionale de l’agriculture, de la forêt et de l’agroalimentaire ainsi que les fonds européens FEADER.
Dans un contexte de réorganisation de la collectivité, elle est composée de 3 services, à savoir le service Agriculture et Agroalimentaire (SAA), le service Forêt économie rurale (SFER) et le service FEADER.
En tant qu’Autorité de gestion du FEADER, la Région est responsable de la mise en œuvre des Programmes de Développement Rural (PDR). Elle assure le pilotage stratégique et budgétaire des programmes, organise la mise en œuvre et réalise pour partie l’instruction des demandes d’aide.
Le service FEADER est composé d’une équipe bi-site (Clermont-Ferrand et Lyon) qui pilote les deux programmes selon une organisation transversale. Cette équipe est encadrée directement par le responsable de service à Clermont-Ferrand et par le responsable d’unité à Lyon.
La mission du secrétariat de service (en lien avec le secrétariat d’unité) est au cœur du fonctionnement général de l’équipe, en ayant pour objectif de faciliter la réalisation des activités qui y sont exercées.
Les missions du poste sont susceptibles d’être ajustées en fonction des objectifs assignés à la direction et de la finalisation de la réorganisation des services.


- Appui administratif et organisationnel au Responsable de service
o Suivi de l’agenda du Responsable de service
o Organisation de réunions internes (bilatéraux avec les chargés de mission, inter directions,…) et externes (prises de rendez-vous, inscriptions diverses,…)
o Réservation des billets de train, de voitures, hôtels
- Appui administratif et organisationnel auprès de l’équipe clermontoise
o Accueil physique des personnes ayant rendez-vous avec les agents de l’équipe
o Accueil téléphonique (filtrage des appels, orientation des appels, prise de messages et transmission)
o Gestion du courrier (tri, diffusion aux agents du service)
o Suivi des courriers acropolisés
o Mise en forme des notes internes (enregistrement dans le chrono, mise en forme, « acropolisation »), suivi et classement
o Mise en forme des courriers (enregistrement dans le chrono, mise en forme, « acropolisation »), suivi des parapheurs et classement
o Suivi des conventions (après chaque CP, impression des conventions, envoi aux différents signataires pour signature, numérisation, classement, enregistrement)
o Organisation d’évènements / réunions avec des invités externes / rencontres avec des élus / comités (réservation de salle, envoi des invitations, suivi des inscriptions, commande des accueils café et des repas, préparation des dossiers supports à remettre aux invités, feuille d’émargement, accueil physique des invités si besoin…)
o Relais GESTOR pour les agents du service
o Gestion des ordres de missions (ponctuels et permanents) et envoi des notes de frais et formulaires de formation
o Gestion des fournitures bureautiques
o Gestion des demandes d’intervention DMG/DSI pour le compte du service., afin d’assurer le bon fonctionnement des outils bureautiques (photocopieurs, imprimantes, … en lien avec les autres secrétaires de la direction et les correspondants identifiés)
Ce poste suppose un fonctionnement en tuilage avec le secrétariat des autres services et assistante de direction afin d’assurer une continuité du service, notamment pour assurer les permanences nécessaires au fonctionnement en cas d’absence de l’une ou l’autre des secrétaires.




Compétences :
SAVOIRS et SAVOIR FAIRE :
 Expérience dans le domaine secrétariat
 Maîtrisant parfaitement les outils informatiques dont Word, Excel et Powerpoint, mais aussi les outils de messagerie dont Outlook
 Bonne maitrise de l’orthographe et de la syntaxe
 Rigoureux( e) , sachant gérer les priorités
 Sachant travailler en équipe et rendre compte régulièrement
 Connaissant le fonctionnement d’une collectivité territoriale

SAVOIR-ETRE :
 Possédant des qualités relationnelles
 Possédant des qualités d’organisation
 Sachant prendre des initiatives

PARTICULARITES DU POSTE :
- déplacements : OUI
- dépassements horaires : NON