SECRETAIRE EQUIPE MOBILE (F/H) - LYON - CONSEIL RÉGIONAL AUVERGNE-RHONE-ALPES

Publiée le: 7/3/2019

Résumé de l'offre

  • Type de contrat:
    Fonctionnaire ou lauréat de concours
  • Lieu:
    LYON
  • Type d'offre:
  • Publiée le:
    7/3/2019

Description de l'offre



Période de parution : du 03/07/2019 au 17/07/2019

Direction : Direction des Ressources humaines
Cadre d'emploi : Adjoints Administratifs
Localisation : Rhône - Siège - Lyon Confluence

Descriptif :
Rattaché(e) à la direction des ressources humaines et plus précisément au service recrutement compétences, vous ferez partie de l’équipe mobile qui a vocation à assurer des missions (remplacements, renforts) dans les différents services de la Région Auvergne Rhône Alpes.


Dans ce cadre, vous réaliserez des travaux de secrétariat et d’assistance administrative pour une ou plusieurs personnes (Responsable de service ou d’unité, chargé(e)s de mission, et pourrez être amené(e) à :

- Assurer l’accueil et l’information téléphonique, l’orientation d’appels, la prise de messages et de renseignements
- Assurer la gestion de l’agenda,
- Organiser des rendez-vous, réunions et déplacements, au niveau logistique et administratif
- Saisir et mettre en forme les courriers, notes, rapports, mailing, documents divers
- Créer, saisir, mettre à jour, suivre des tableaux, actualiser des bases de données
- Rédiger et actualiser les fiches de procédures sur les missions courantes
- Assurer la prise de note et la rédaction de comptes-rendus de réunions
- Réaliser des tâches de classement, de duplication, d’archivage
- Assurer le traitement et la diffusion d’informations au sein du service

Dans certains cas, vous pourrez également :
- rédiger des notes et correspondances,
- prendre en charge le suivi du courrier et de certains dossiers particuliers.
- Effectuer le suivi administratif, comptable et budgétaire des opérations : engagements de crédits, suivi budgétaire et mandatement après vérification des conditions de paiement


ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES, FONCTIONS TRANSVERSALES (le cas échéant) )

- Assurer la fonction de relais « gestion du temps » pour les agents du service
- Assurer un appui dans la mise en œuvre de certains dispositifs
- Constituer des dossiers de presse





 SAVOIRS ET SAVOIR-FAIRE (connaissances théoriques et leur mise en œuvre):

- maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook…)
- maîtrise des outils de « gestion » (GESTOR, ACROPOLIS, AKIO)
- qualité de méthode, d’organisation et de rigueur
- capacité de rédaction et de synthèse
- connaissance de l’institution Région et des compétences de la direction

 SAVOIR ÊTRE (comportement professionnel attendu):

- avoir des qualités d’adaptation, de polyvalence, une certaine vivacité d’esprit et des qualités relationnelles
- avoir le sens du travail en équipe
- avoir esprit d’initiative
- Capacité à travailler dans l’urgence ou dans un contexte de travail parfois tendu



Compétences :
- Mention Fonds Européen : Non 
- Profil informatique : Sédentaire 
- Déplacements : Non 
- Dépassements horaires : Non 