SECRETAIRE - RPB et FLEUVES - CONSEIL REGIONAL AUVERGNE RHONE ALPES - LYON - CONSEIL RÉGIONAL AUVERGNE-RHONE-ALPES

Publiée le: 10/8/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre



Période de parution : du 08/10/2020 au 08/11/2020

Direction : Direction de l'environnement et de l'énergie
Cadre d'emploi : Agents Administratifs
Localisation : Lyon, Auvergne-Rhône-Alpes, FR

Descriptif :

Au sein de la direction de l’environnement et de l’énergie, vous assurerez les fonctions de secrétaire auprès de deux unités, pilotage budgétaire et fleuves/itinéraires en termes d’organisation et d’information dans leur fonctionnement.
Vous assurerez également le secrétariat de deux chefs de projets, innovation et transverse.
Vous fonctionnerez dans une direction comportant 5 secrétaires et vous pourrez intervenir pour suppléance en cas de congés ou absence des autres secrétariats.



  • Accueil téléphonique (filtrage et orientation des appels, prise de messages, premier niveau de réponse)
  • Accueil physique de personnes
  • Gestion de l’agenda des responsables de l’unité pilotage budgétaire et de l’unité Fleuves/Itinéraires
  • Organisation des déplacements des responsables de l’unité pilotage budgétaire et de l’unité fleuves/itinéraires
    ainsi que des chefs de projet innovation et transverse.
  • Gestion des courriers, courriels, notes et conventions :
    - Mise en forme (veille au respect charte graphique, modèle...), relecture, enregistrement dans le chrono de la
    direction, insertion du n° chrono
    - Intégration et suivi dans le logiciel Acropolis au départ et au retour
    - Publipostage, mailing
    - Suivi des signatures de conventions partenariales post Commission permanente
    - Enregistrement des courriers-et suivi des parapheurs
    - Mise en place du logiciel Elise.
  • Logistique :
    - Tri et diffusion des courriers arrivés dans les unités
    - Relais Gestor
    - Appui lors des grandes manifestations (accueil participants colloques, commande repas, mailing invitations,
    réservation de salle …)
  • Instruction administrative de certains dispositifs sous Portail des Aides (PDA)
  • Saisi des commandes dans le logiciel Grand Angle
  • Elaboration de procédures internes aux unités
  • Préparation de dossiers spécifiques
  • Référent sur des thématiques précises
  • Fonction de relais (Intérim des autres secrétariats de la direction en cas d’absence)
    Les missions du poste sont susceptibles d’évoluer en fonctions des objectifs assignés à la Direction.
  • Correspondant informatique
    Référent et gestionnaire de profil pour la direction de l’Outil de réservation Havas Connect
    Référente mise à jour site internet Région Auvergne-Rhône-Alpes


SAVOIRS et SAVOIR FAIRE


- Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
- Maîtriser les outils bureautiques classiques (word, excel, power point) et connaissance/intérêt pour l'apprentissage des outils de la collectivité (Acropolis, Gestor, havas Connect...)
- Maîtriser l’orthographe
- Savoir gérer les urgences et repérer les priorités
- Faire preuve d’excellentes capacités d’organisation, d’autonomie et de rigueur

SAVOIR-ETRE


- Faire preuve de discrétion professionnelle
- Avoir des très bonnes qualités relationnelles et le sens du travail en équipe
- Avoir d’excellentes capacités d’adaptation et de souplesse



Compétences :
  • Profil informatique
  • Poste télétravaillable

Emploi ouvert aux fonctionnaires et / ou aux agents contractuels au titre des articles 3-3.2 ou 3-2 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984