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SECRETAIRE TECHNIQUE (H/F) - Turin - CONSEIL RÉGIONAL AUVERGNE-RHONE-ALPES

Publiée le: 3/30/2018

Résumé de l'offre

  • Type de contrat:
    Fonctionnaire ou lauréat de concours
  • Lieu:
    Turin
  • Type d'offre:
    Poste du siège
  • Publiée le:
    3/30/2018

Description de l'offre




Période de parution : du 30/03/2018 au 27/04/2018



Direction : Direction des Fonds européens
Cadre d'emploi : Adjoints Administratifs
Localisation :


Descriptif :



Vous aurez pour mission d’assurer le secrétariat du Secrétariat Conjoint situé à Turin et d’apporter une assistance à l’équipe.


Résidence administrative du poste : Turin (Italie)


Le Secrétariat Conjoint (SC) est l’organe qui assiste la Région Auvergne-Rhône-Alpes, autorité de gestion du programme de coopération ALCOTRA dans l’exercice de ses fonctions. Il assure les missions suivantes :

• instruction des projets en lien avec les administrations partenaires du programme

• information des bénéficiaires potentiels, organisation d’actions de communication

• suivi administratif, financier et physique via le système informatique de suivi français pour les programmes CTE- Synergie


Le SC est composé de 8 agents français et italiens parfaitement bilingues, mis à disposition par les administrations partenaires du programme ou par l’autorité de gestion. Le SC est basé à Turin. Afin d’améliorer l’efficacité du SC, du fait notamment de la localisation à Lyon de l’autorité de gestion, des outils de collaboration à distance seront mis en place (visio conférence et plateformes de travail collaboratif notamment). Le SC mettra en place des modalités d’échanges et de travail dématérialisés avec la Commission européenne et l’ensemble du partenariat.




Vous serez amené(e) à :

• tenir et suivre les agendas des membres de l’équipe,

• organiser les déplacements, préparer les réunions et gérer la logistique du Secrétariat conjoint,

• être responsable de l’accueil téléphonique et physique du Secrétariat conjoint, orienter les demandes des porteurs de projets,

• prendre en charge les courriers et mails arrivée/départ depuis le SC,

• préparer, mettre en forme un ensemble de documents type tels que notifications, conventions, invitations, comptes-rendus, notes, diaporamas,

• suivre le classement, dématérialisé et papier, des dossiers projets,

• gérer des prises de notes lors de réunions et en assurer les comptes rendus,

• construire et gérer la base de données des partenaires du programme,

• préparer les réunions des instances et assurer des traductions FR et IT de documents à l’attention du partenariat du programme,

• gérer des données et rédiger des informations administratives sur le logiciel SYNERGIE CTE et le site internet du programme.


Poste transversal – Vous travaillerez en équipe et en étroite collaboration avec l’autorité de gestion du Programme basé à Lyon.


L'agent est tenu de respecter la réglementation en vigueur en matière de déontologie et de prévention des conflits d'intérêt, ainsi que les règles internes définies par la collectivité dans ces domaines.


Les missions du poste sont susceptibles d’être ajustées en fonction des objectifs assignés à la direction et de l’évolution de l’organigramme.




Compétences :
- la maîtrise du français et de l’italien parlé et écrit est indispensable, la connaissance du fonctionnement des administrations françaises et italiennes serait un atout,

• maîtriser l’orthographe et la syntaxe dans les 2 langues,

• maîtriser les techniques de secrétariat (lecture et écriture rapide, classement…),

• maîtriser les outils bureautiques, informatiques et de communication,

• savoir gérer les urgences et les priorités,

• maîtriser les règles internes de la rédaction de courrier et de l’organisation de réunions,

• niveau, domaine de formation ou d’experience requis : CAP/BEP, BAC ou BTS en secrétariat ou diplôme équivalent italien.

• rigueur et qualités d’organisation,

• adaptabilité,

• sens du travail en équipe.