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secrétaire - LYON - CONSEIL RÉGIONAL AUVERGNE-RHONE-ALPES

Publiée le: 4/4/2018

Résumé de l'offre

  • Type de contrat:
    Fonctionnaire ou lauréat de concours
  • Lieu:
    LYON
  • Type d'offre:
    Poste du siège
  • Publiée le:
    4/4/2018

Description de l'offre




Période de parution : du 04/04/2018 au 29/04/2018



Direction : Direction des Assemblées et relations aux élus
Cadre d'emploi :
Localisation : Rhône - Siège - Lyon Confluence


Descriptif :
Au sein de la Direction des assemblées et des relations aux élus, vous serez en charge des travaux de secrétariat pour le responsable de service et les chargés de mission du service relations aux élus et aux territoires.






Dans ce cadre, vos fonctions seront les suivantes :


• Fonction de relais pour l’équipe

• Assurer le traitement et la diffusion d’informations auprès des services, des membres de l’Exécutif et des élus : tri et transmission du courrier, enregistrement et suivi via Acropolis, suivi des circuits de parapheurs,

• Assurer l’accueil téléphonique, filtrage et orientation des appels dans le respect de la charte Marianne

• Assurer l’accueil physique des personnes

• Gérer l’agenda et les contacts, prise de rendez-vous, préparation et organisation des réunions et déplacements, notamment au titre de la logistique et par la constitution de dossiers préparatoires (recherche d’informations, fonds de dossier, mise en forme de documents, relances…),

• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites,

• Réaliser des travaux de classement et duplication de documents,

• Relayer les demandes et en être l’interface priviligié,

• Coordonner l’information au niveau du service (planning des congés, réunions hebdomadaires…)




SAVOIR-FAIRE :


• maîtriser les techniques d’accueil

• savoir gérer les urgences et les priorités

• maîtriser les outils bureautiques classiques

• maîtriser l’orthographe, la syntaxe et la grammaire

• maîtriser la mise en forme des documents dans le respect de la charte graphique

• maitrise les procédures internes à la collectivité


SAVOIR-ETRE:


• Faire preuve d’excellentes capacités d’organisation et de rigueur

• savoir renseigner et adapter son discours en fonction de son interlocuteur

• faire preuve de discrétion professionnelle et de confidentialité

• être réactif et savoir résister à la pression

• faire preuve de dynamisme,

• avoir des capacités d’adaptation,

• avoir le sens de la diplomatie

• être autonome

• avoir le sens des initiatives

• être polyvalent(e)

• avoir de très bonnes qualités relationnelles et sens du travail en équipe.

• faire preuve de fermeté et de souplesse également

• avoir une vision transversale

• être disponible


CONNAISSANCES :


• Posséder une expérience confirmée dans le domaine du secrétariat

• avoir des connaissances du fonctionnement de l’institution régionale, compétences …

• avoir des connaissances du contexte politique

• avoir des qualités rédactionnelles et de synthèse

• être force de propositions

• avoir des capacités à rendre compte




Compétences :